مراحل عملية تنظيم البرنامج التدريبي

v                مراحل عملية تنظيم البرنامج التدريبي

 تتم عملية التنظيم خلال ثلاث مراحل أساسية هي :

-       المرحلة الأولي :- مرحلة الإعداد للبرنامج التدريبي (ما قبل البرنامج ).

-       المرحلة الثانية :- مرحلة تنفيذ البرنامج التدريبي (أثناء الانعقاد).

-       المرحلة الثالثة :- مرحلة المتابعة و التقييم و كتابة التقارير (ما بعد البرنامج).

وفيما يلي عرض تفصيلي لمهام كل مرحلة من المراحل الثلاث.

المرحلة الأولى: الإعداد للبرنامج التدريبي (ما قبل البرنامج )

1.     تحديد موضوع التدريب طبقا للاحتياج المؤسسي

2.     تحديد الفئة المستهدفة (المشاركون)

3.     تحديد زمان ومكان انعقاد التدريب 4.     تحديد نظام القاعة وما سيقدم خلال الراحة والغذاء من مشروبات وطعام

5.     تحديد فريق العمل 6.     وضع الميزانية المقترحة

7.     تحديد واختيار المدرب / الاستشاري

8.      إعداد وإرسال استمارة الترشيح وخطابات الدعوة واستمارة رصد التوقعات وقياس المعلومات

9.     إعداد وتجهيز ملف التدريب

10.             التأكد من معينات التدريب

11.وضع قائمة مراجعة

المرحلة الثانية: تنفيذ البرنامج التدريبي (أثناء الانعقاد)

1. استقبال وتسجيل وافتتاح

2. إدارة الاستراحات ومراقبة الطعام

3. استيفاء استمارة التقييم النهائي

المرحلة الثالثة: المتابعة والتقييم وكتابة التقارير (ما بعد البرنامج)

1. تسوية الميزانية

2. إعداد وصياغة نتائج التقييم النهائي

3. إعداد وصياغة التقرير النهائي

4. متابعة مخرجات البرنامج التدريبي وقياس أثر التدريب

المرحلة الأولى: ما قبل إنعقاد البرنامج:

1. تحديد موضوع التدريب طبقا للاحتياج المؤسسي

يحدد موضوع التدريب وفقا لأهداف وأغراض المؤسسة التي أنشئت من أجلها و طبقا لما تم حصره من إحتياجات من خلال استيفاء إستمارة تقييم مؤسسي أو إستمارة حصر الإحتياجات التدريبية للعاملين بالمؤسسة.

 

2. تحديد الفئة المستهدفة (المشاركون)

يتم تحديد الفئة المستهدفة أو المشاركين وفقا لموضوع التدريب والاحتياجات التدريبية للعاملين بالمؤسسة.

3. تحديد زمان و مكان انعقاد التدريب

يتم تحديد زمان انعقاد البرنامج وفقا للجدول الزمني للخطة التدريبية للمؤسسة. وبصفة عمة، يجب تحديد موعد ومكان التدريب بما يتفق مع ظروف المشاركين وبحيث يسهل الوصول إليه.

4. تحديد نظام القاعة وما سيقدم خلال الراحة والغذاء

معايير اختيار قاعة التدريب :

( أ )  من السهل الوصول إليها .

(ب)  مناسبة لعدد المشاركين .

(ج)  ذات تهوية وإضاءة جيدة

( د)  متوفر بها أجهزة العرض والتصوير والصوت 

(هـ)  يتوفر بها أو بالقرب منها مكان للإستراحات .

المشروبات والطعام:

( أ) ان تكون المشروبات والأطعمة ملائمة للمشاركين من حيث النوع والكمية.

(ب) توافر خدمة التقديم .

5. تحديد فريق العمل 

ويتضمن ذلك عدد الأفراد، المهمة المسندة لكل فرد، منسق التدريب، المسئول أو المشرف العام على البرنامج.

6. وضع الميزانية

وتشمل مصروفات الإقامة، والانتقالات، والمواد الموزعة، ومكافآت فريق العمل والمدربين، وإيجار القاعة، وتكلفة الأطعمة والمشروبات وتكلفة تصوير وإعداد.

7. تحديد و إختيار المدرب الإستشارى

من أهم المعايير التى يجب وضعها فى الإعتبار عند إختيار المدربين أو الإستشاريين أن يكونوا مؤهلين للتدريب ولديهم الخبرة والمعرفة الكافية بموضوع التدريب وهناك عدة خطوات لإختيار المدرب هي:

أ) إعداد قائمة أو دليل خاص بالمدربين المحترفين والهيئات والمكاتب التدريبية والإستشارية مصنفة وفق الموضوعات المتنوعة للتدريب.

ب) إعداد خطاب وتوجيهه للعديد من المدربين أو المؤسسات التدريبية يحدد فيه الموضوع الذى يدور حوله التدريب والموعد المقترح لتنفيذ التدريب ثم طلب عرض فنى ومالى يحدد فيه الموضوعات الفرعية وبرنامج التدريب والاساليب والمعينات التدريبية التى ستستخدم وسابقة أعمال المدرب أو جهة التدريب موضحا بها الموضوعات التى قام بالتدريب عليها واسماء وأرقام تليفونات وعناوين الجهات التى قام بالتدريب بها بالاضافة للسيرة الذاتية الخاصة به.

ب) تشكيل لجنة من الجمعية وذلك لتفريغ العروض والإتفاق على أفضل العروض فنيا ثم ماليا.

جـ) إعلام المدرب / الإستشارى بالهدف من الدورة وعدد الجلسات وساعات التدريب.

د ) يقدم المدرب / الإستشارى برنامج زمنى تفصيلى لكل جلسة بالزمن والموضوع.

هـ) إفادة المدرب / الإستشارى بالمعلومات الاساسية الخاصة بالمشاركين من حيث العدد والسن والنوع والمستوى التعليمي والوظيفي وسابقة الخبرة فى مجال التدريب .....الخ.

و) التفاصيل الكاملة عن مكان وزمان البرنامج والإقامة إن وجدت.

8. إعداد و إرسال خطابات الدعوة و إستمارة الترشيح و إستمارة رصد التوقعات

يرفق مع خطاب الدعوة إستمارة الترشيح والجدول الزمني للتدريب.

أ) إعداد و إرسال خطاب الدعوة:

يجب أن يتضمن خطاب الدعوة تفاصيل عن البرنامج التدريبى بما فى ذلك عنوان البرنامج وموعد ومكان عقده، وغير ذلك من المعلومات الأساسية للمشارك بحيث لا يكون فى حاجة إلى الرجوع إلى الهيئة المنظمة للتدريب.

كما يجب ذكر عدد المرشحين المطلوبين بالصفة الوظيفية المطلوبة مع الإشارة إلى أهمية مراعاة توازن النوع الإجتماعى وآخر موعد لاستلام استمارات الترشيح ورسوم الإشتراك (إن وجدت) مع ذكر اسم المشرف المسئول عن البرنامج واسم المنسق ورقم تليفونه للإتصال به عند الحاجة.

ب) إعداد و إرسال إستمارة الترشيح:

- تتضمن إستمارة الترشيح عادة بعض البيانات عن الشخص المرشح للمشاركة فى التدريب بما فى ذلك بياناته الشخصية وبيانات عن الجمعية أو الهيئة التى ينتمى إليها المرشح بالإضافة إلى اسم وميعاد ومكان عقد البرنامج التدريبى.

- الغرض من هذه الإستمارة هو الحصول على المعلومات الخاصة بالمشارك والتي تساعد في عملية الاختيار والتي تكون وفقاً لقواعد الإلتحاق بالتدريب التى تضعها المنظمة.

جـ ) إستمارة رصد التوقعات و قياس المعلومات:

توضع هذه الإستمارة لقياس معلومات ومعارف المرشح للتدريب لتوضيح مدى إحتياجه لهذا البرنامج أو أية برامج أخرى. كما تفيد هذه الإستمارة لمعرفة توقعات المرشحين من حضورهم لبرنامج حتى تؤخذ في الاعتبار خلال التنفيذ وعند تقييم البرنامج بمطابقة التوقعات بالموضوعات التى طرحت بالفعل، كما يشارك في تصميم استمارة قياس المعلومات المدرب أو الإستشارى المنوط إليه تنفيذ البرنامج التدريبي.

د) إستمارة التسجيل ( التعارف):

- توضع هذه الإستمارة بالملف التدريبى الذى يوزع على كل مشارك فى اليوم الأول للتدريب ويجب التأكيد علي أهمية استيفاء هذه الاستمارةعند بدء البرنامج.

- تتكون هذه الإستمارة من بيانات شخصية عن المتدرب وكذلك بيانات عن الجمعية / المؤسسة التى ينتمى إليها، بما في ذلك الاسم والعنوان والوظيفة (أسم الجمعية وعنوانها وتليفوناتها ).

- تفيد هذه الإستمارة عند إنشاء قاعدة بيانات خاصة بالجمعية.

- يجب أن يوضع أعلى الإستمارة عنوان وتاريخ ومكان انعقاد البرنامج التدريبي.

9. إعداد وتجهيز الملف الخاص بالمتدرب

بعد إرسال خطاب الدعوة ومرفق به استمارة الترشيح تبدأ عملية ترتيب الملف الخاص بالمتدرب

بحيث يحتوي كل ملف علي ما يلى :

·       رسالة ترحيب

·       إستمارة التسجيل ( التعارف )

·       الجدول الزمني للبرنامج التدريبي         ( نموذج ( 1 ) مرفق)

·       المادة التدريبية أو على الأقل الإطار العام والموضوعات الرئيسية

·       استمارة التقييم القبلي / بعدى

·       استمارة التقييم النهائي أو اليومي

·       مطبوعات تعريف عن الجمعية والنشاط الذى يندرج تحته البرنامج التدريبى

·       دفتر للملاحظات

·       قلم                                                                          

10. التأكد من معينات التدريب

يجب أن يتأكد المسئول عن تنفيذ البرنامج التدريبى من توفير كافة أجهزة و معينات التدريب  اللازمة، وذلك من خلال:

أ ) إختيار مناسب للمعينات السمعية والبصرية اللازمة للتدريب

ب) تجهيز لوحه قلابة للورق ( فليب شارت )

جـ) تجهيز جهاز الإسقاط الضوئى (أوفرهد بروجكتور)، أو جهاز داتا شو (فيديو بروجكتور) إذا تطلب الأمر لذلك

هـ) وجود جهاز كمبيوتر و ماكينة تصوير بالقرب من القاعة

و ) تجهيز أقلام وأوراق لمجموعات العمل

11. وضع قائمة مراجعة 

عند الإنتهاء من الخطوات السابقة يجب أن يكون لدى الجمعية قائمة مراجعة خاصة بالتدريب. وتشتمل هذه القائمة على بعض النقاط الواجب مراجعتها قبل وأثناء التدريب حتى نتأكد من إكتمال ونجاح كل عنصر من عناصر التدريب السابقة، وتحتوى هذه القائمة على أغلب النشاطات المطلوبة عند التخطيط لدورة تدريبية ومن المهم أن يضعها المسئول عن التنفيذ نصب عينيه.

المرحلة الثانية: مرحلة تنفيذ البرنامج

1. استقبال وتسجيل وافتتاح

- يجب التأكد من أن كل المعدات والأجهزة تعمل جيداً

ـ إدارة ومراقبة إستقبال المشاركين وتوزيع ملفات التدريب على كل مشارك

ـ متابعة التسجيل للمشاركين وإفتتاح البرنامج وشرح أهداف البرنامج وإستعراض الجدول الزمني للبرنامج ( الأجندة )

2. إدارة الاستراحات ومراقبة الطعام  

ـ إدارة ومراقبة عملية تقديم الطعام والمشروبات وجودتها، وأوقات الإستراحة ووقت الغذاء إن وجد.

3. إستيفاء إستمارة التقييم النهائى

وهى تصمم لتقييم البرنامج التدريبى من كافة الجوانب (الفنية والإدارية) وأوجه الإستفادة من الموضوعات المطروحة بالبرنامج وما لم يتم تغطيته خلال البرنامج مع وجود مساحة لذكر توصيات وتعليقات المشاركين على أسلوب العرض والميسرين ومعينات التدريب والبرنامج ككل.

المرحلة الثالثة: مرحلة ما بعد البرنامج

1.  تسوية الميزانية

بإنتهاء البرنامج يتم تسوية الميزانية ( سلف / عهد ) من خلال مستندات رسمية مقابل كل منصرف بموجب كشف بيان للتسوية موضحاً به أوجه الصرف ومرفقا به الفواتير والمستندات، وكذلك إرفاق كشف إستلام بدل الإنتقال أو أية مصروفات أخرى سددت للمشاركين مدعماً بكشف الحضور والإنصراف.

2. إعداد و صياغة نتائج التقييم النهائى

بعد إستيفاء إستمارات التقييم النهائى من قبل المشاركين، يجب تفريغ هذه الإستمارات وصياغة نتائجها مع ذكر التوصيات وأهم التعليقات وذلك للإستفادة بها فى تقييم مدى نجاح البرنامج وأداء المسئولين عن إدارة وتنفيذ البرنامج واخذها فى الإعتبار عند إعداد وتنفيذ الدورات القادمة.

3. إعداد و صياغة التقرير النهائى للبرنامج

يتم كتابة التقرير النهائى للبرنامج على أن يتضمن النقاط التالية:

أ) مقدمة: تشتمل على أهمية وأهداف البرنامج التدريبي الرئيسية والفرعية.

ب) بيانات أساسية عن البرنامج :

ـ اسم المسئول عن التنفيذ والمنسق

ـ اسم المدرب أو الإستشارى

ـ مكان التدريب وزمانه

ـ مدة تنفيذ البرنامج

ـ أساليب التدريب

ـ معينات التدريب

ـ الجدول الزمنى ( الأجندة )

ـ نتائج التقييم النهائى

جـ) سرد لكيفية سير البرنامج بحيث تشمل الموضوعات المطروحة والمناقشات ومجموعات العمل وغيرها من الأنشطة الرئيسية التى تمت خلال البرنامج التدريبي.

د) إرفاق صورة ضوئية من كشف الحضور.

هـ) بيان يوضح أسماء المشاركين ووظائفهم وعناوينهم وتليفوناتهم.

ز) إرفاق صورة جماعية للمشاركين أو أية مستندات أخرى تتعلق بتوثيق البرنامج.

اقرء المزيد

كيف تقوم بتجهيز خريطة الجدول الزمني أو خريطة جانت أو Gantt Chart؟؟؟؟

ما هي أهمية الجداول الزمنية؟

ما اهمية التخطيط للمشاريع ؟

لا يتوقع أحد أن ينجح عمل ما  بدون خطة محددة,ويمكن أن نطلق هذا القول ونعممه على جميع الأعمال, فإذا كان الأمر على هذا النحو, فإن من الأهمية بمكان أن يكون تخطيط المشروع أولى بالتركيز والاهتمام وبذل كل ما بوسعنا أن يتم بالصورة التي تكفل نجاح المشروع وانتهائه بالصورة التي تحقق الأهداف. 

 إن تخطيط المشروع واحد من أهم الخطوات التي ينبغي الاعتناء بها, باعتبارها المنهجية التي يسير  بها العمل بصورة متزنة , وباعتباره الخط الذي يسهل الإنجاز فيما بعد,ويجعل الفكرة سهلة التنفيذ, وخطة المشروع تعمل كخريطة للعمل بها تفاصيل كافية لما يجب أداؤه من مهام وأعمال , وهي مفيدة حتى لا يضيع العاملين في فوضى المهام والتفاصيل الدقيقة ووجهات النظر الراهنة والآراء الانطباعية.

والمشروعات لا تحدث من تلقاء نفسها, ولا تسير بتوجيه ذاتي, وإنما تتطلب أفرادا يضعون لها طريقا يوجه المشروع الوجهة المرغوبة, وتجعل الكل يسير نحو الهدف المراد , وهذا يؤكد أهمية تخطيط العمل بطريقة منطقية ومنهجية وهيكلية دقيقة لا تضارب فيها ولا تعارض.

 كيف يمكن تخطيط المشاريع باستخدام الجدوال الزمنية خريطة جانت أو  Gantt Chart

لماذا اقوم بتجهيز الجدول الزمني للمشروع خريطة جانت أو Gantt Chart

ما الهدف من انشاء الجدوال الزمنية خريطة جانت أو Gantt Chart للمشاريع 

كيف يمكن انشاء الجداول الزمنية خريطة جانت أو Gantt Chart للمشاريع ؟

الجدول الزمني للمشروع:

 يقول أستاذ علم الإدارة، سامي بريك: «إنّ من أهم ما قد تقوم
به أي إدارة ناجحة الجدول الزمني للمشروع، أو لتنفيذ المنتج، والجدول الزمني لأي مشروع
هو جدول يوضّح أوقات حدوث الأنشطة (البداية)، وأوقات إكمال المتسلمات (النهاية)، وتدون
فيه المراحل والأحداث الرئيسية المهمة في المشروع

ما هي خريطة الجدول الزمني أو خريطة جانت أو Gantt Chart؟

خَريطة الجدول الزمني هي عبارة عن رَسم بياني يوضح الجدول الزمني لعمل ما مثل مشروع إنشائي أو عملية صيانة أو عملية تطوير أو مشروع تطوير وتصنيع وتسويق مُنتج جديد. هذه الخريطة تَستخدم الخطوط العرضية Bars لتُوضح الزمن الذي تستغرقه كل خطوة من خطوات المشروع ومتى تبدأ ومتى تنتهي. وبالتالي فهذه الخريطة تساعدنا على التخطيط للمشروع وعلى نقل هذا التخطيط لمديرينا وزملائنا وكل من له علاقة بالمشروع. هذه الخريطة تُعتبر وسيلة جيدة جدا في متابعة تَطور الأعمال وعرض هذه المتابعة بشكل يسهل استيعابه بسرعة. فيمكننا ان نستخدم خطوطا أفقية أخرى لتحديد الوقت الفعلي لتنفيذ الأعمال بمعنى أن الخريطة يظهر عليها الزمن المخطط والفعلي

هذه الخريطة منسوبة إلى Henery Gantt  والذي ابتدعها في عام 1917 وما زالت مستخدمة حتى الآن بل هي أشهر وسيلة مستخدمة في عرض الجداول الزمنية

ما أهمية إعداد جدول زمني؟

دعنا نسأل السؤال بطريقة أخرى: وماذا لو لم نُعد جدول زمني للمشروع؟ إذن لا يعلم أحدٌ متي ينتهي المشروع ولا يُمكننا توقع الخطوات التي تؤثر على انتهاء المشروع بسرعة ولا يمكننا تمييز الخطوات التي يمكننا القيام بها في آنٍ واحد ولا يمكننا تنظيم مواردنا ولا يمكن للعاملين في المشروع من معرفة متى يأتي دَورُهم في المشروع ولا يمكن للمشاريع الأخرى تَنسيق أعمالها مع هذا المشروع

الجدول الزمني يجعلنا نخطط للمشروع بشكل جيد إذ أنه يوضح لنا الموارد المطلوبة وكيفية استغلالها ويساعدنا على تقليل زمن التنفيذ عن طريق تنفيذ بعض الخطوات بشكل متواز أو عن طريق بدء بعض الخطوات في مرحلة مبكرة. كذلك فإن الجدول الزمني هو وسيلة للتنسيق مع كافة الأطراف المشاركة والمتأثرة بالمشروع أو خطواته

افترض أننا سنقوم بعملية تركيب ماكينة جديدة. وافترض أننا لم نعد جدول زمني. كيف ستسير الأمور؟ لن نستطيع أن نقول أننا نعمل بمعدل جيد لأنه لا توجد أي خطة مُسبَّقة. عندما نحتاج لمسئولي التركيبات الميكانيكية سنُفاجئهم بالطلب وقد يكونون غير مستعدين وكذلك الحال عندما نحتاج مسئولي التركيبات الكهربية ومسئولي التشغيل وهكذا. قد يكون من الممكن أن نقوم ببعض الأعمال الكهربية والميكانيكية بشكل متوازٍ لضغط الوقت ولكننا لن ننتبه لذلك. قد نُفاجأ في وقت متأخر أن عملية ما لم يتم إجراؤها سوف تتسبب في تعطيل كل شيء مع أنه كان يمكن تنفيذها في أي وقت سابق. كذلك فإن تنسيق استخدام الموارد (مثل أدوات النقل أو الحمل أو أجهزة الحاسوب….) بين الأعمال المختلفة سيكون مشكلة كبيرة.
إن كان ولابد من إعداد جدول زمني فلماذا خريطة جانتGantt Chart؟ ألا يكفي أن نكتب كل شيء في جدول؟ إن خريطة الجدول الزمني سهلة الفهم وقراءتها أيسر بكثير من قراءة جدول به بعص المواعيد والأزمنة. ولذلك فهي شائعة الاستخدام منذ زمن بعيد. لاحظ أن إعداد خريطة الجدول الزمني لا يتطلب وقتاً كبيرا في رسمها لأن برامج الحاسوب تجعل هذا يسيرا بل ولو رسمت باليد فإنها لا تأخذ وقتا كبيرا
كيف تقوم بإعداد جدول زمني؟
لنبدأ بجدول زمني بسيط:

• اكتب اسم المشروع أو العملية أعلى الصفحة مع اسم الجهة المصدرة للجدول وتارخ الإصدار
• ارسم جدولا مكونا من عمود صغير إلى اليمين والآخر بباقي عرض الصفحة
• دَوِّن الأعمال في العمود الأيمن
• ضَع مقياسا للزمن أعلى العمود الأيسر
• ارسم خطا أو مستطيلا يوضح زمن تنفيذ كل خطوة من الخطوات

ملحوظة: جميع الأمثلة المذكورة لا تمثل خطوات نموذجية لعمل ما ولكنها مجرد أمثلة لتوضيح طريقة إعداد خريطة جدول زمني

بعد التنفيذ يمكننا أن نوضح الزمن الفعلي للتنفيذ مقارنة بالمخطط كما بالشكل ادناه

انظر إلى المثال التالي الذي يوضح جدول تدريب مجموعات العاملين وكذلك المشرفين على مدار عدة أسابيع. لاحظ سهولة فهم مواعيد التدريب

انظر إلى المثال التالي الذي يوضح الجدول الزمني لأعمال افتتاح مركز للحاسوب. هذا المثال يوضح كيف أمكن تقسيم الأعمال إلى عدة مجموعات وكيفية توضيح الجدول الإجمالي لكل مجموعة باللون الأزرق

يُمكنك أن تضيف بعض الأعمدة التوضيحية للجدول الزمني مثل رقم مسلسل في أقصى اليمين، واسم المسئول عن كل عمل في عمود تالي لعمود الأعمال. كذلك يمكنك إضافة ملاحظات أسفل الجدول حسب الحاجة. يمكننا أن نستخدم أحد البرامج شائعة الاستخدام مثل ميكروسوفت وورد MSWord أو إكسل Excel أو أحد البرامج المتقدمة مثل ميكروسوفت بروجكت MSProject أو غيرها لإعداد خريطة جانت

من المهم أن يتم إعداد الجدول الزمني بناء على أفضل التوقعات للأوقات التي تستغرقها كل خطوة وكذلك التسلسل اللازم للخطوات. هذا يعني أن يتم استشارة كل الأطراف المشاركة في المشروع. أحيانا يحاول المديرون فرض جدول زمني أقصر مما هو متوقع لتحفيز العاملين على الوصول إلى نتائج أفضل. هذا قد يكون مفيدا إن كان هذا التخفيض في مدة التنفيذ عن وعي بظروف العمل. لاحظ أن الجدول الزمني القصير جدا يجعل العاملين يفقدون الأمل في تحقيقه ولذلك فقد يعملون ببطء شديد لأنهم على أي حال مُلامون وإما أن يحاولوا تحقيق الجدول الزمني على حساب جودة العمل. لذلك فإنه ينبغي أن يكون تقدير الزمن المتوقع على أساس الخبرة السابقة ورأي المختصين

ماذا بعد إعداد الجدول الزمني؟

أحيانا يتم إعداد جدول زمني لكي يكون هناك جدول زمني أي أن الموضوع يتم كاستكمال أوراق رسمية وليس عن قَناعة وفهم لقيمة وجود جدول زمني. لابد أن يتم إعداد الجدول الزمني بعناية وباتفاق الأطراف المشاركة في العمل. ثم بعد ذلك يتم متابعة تنفيذ الجدول الزمني وتُحاول جميع الأطراف الالتزام به ويقوم المديرون بالمتابعة وتحديد أسباب أي حيود عن الجدول الزمني الموضوع وذلك بشكل دوري أثناء عملية التنفيذ. بعد الانتهاء من العمل يتم تقييم عملية التنفيذ بالكامل والمشاكل التي أدت لتأخر التنفيذ إن كان هناك تأخير ويتم حفظ هذه المعلومات للاستفادة منها في المرات القادمة. كذلك فإنه من خلال متابعة التنفيذ فإننا قد نجد أن تنفيذ خطوتين في وقت واحد قد تسبب في تعطيل العمل أو العكس. كذلك قد نلاحظ أن بعض الخطوات يمكن الاستغناء عنها وذلك بإجرائها مسبقا مثل أن يتم تجميع بعض الأجزاء ويتم استبدال المجموعة بدلا من استبدال كل جزء على حدة أو أن يتم شراء أدوات تساعدنا على أداء العمل بسرعة

وكيف لي أن أعرف الزمن الذي سيستغرقه عمل أقوم به لأول مرة؟
الجدول الزمني عبارة عن تقدير للزمن الذي تستغرقه كل خطوة من خطوات العمل. فهي عملية تقديرية تهدف لتنظيم ومتابعة العمل ولكنها تَحتمل الخطأ. أنت عندما تستيقظ في الصباح وتُقرر ارتداء ملابس ثقيلة أو خفيفة فإنك تقدر حالة الطقس في ذلك اليوم. هل تستطيع معرفة الطقس تحديدا؟ بالطبع لا ولكنك تستخدم أحسن تقدير بناء على حالة الطقس قبل خروجك وربما بناء على النشرة الجوية التي تحتمل الخطأ أيضا. فكذلك الجدول الزمني نحاول الوصول فيه لأحسن تقدير. حتى وإن كان العمل يتم لأول مرة فلا شك أنه يمكننا بناءً على  تشابه العمل مع أعمال أخرى وبناء على فهمنا للعمل أن نعطي تقديرا جيدا في معظم الأوقات

في المشاريع الصغيرة التي تقوم بها جهة واحدة كإصلاح عطل كهربي أو تعيين موظفين جدد فقد يكون بإمكان شخص واحد تقدير الأوقات اللازمة لكل خطوة. أما في المشاريع التي يشترك فيها أكثر من جهة أو تخصص فينبغي استشارة الجهات المختصة في تقدير الأوقات اللازمة لكل خطوة من الخطوات التي يقومون بها خاصة إذا كانت هذه الخطوات ليس لها جداول زمنية في مشاريع سابقة. لاحظ أننا نهدف بالجدول الزمني إلى تنسيق العمل ولا نهدف إلى فرض جدول زمني لا علاقة له بالواقع مما يتسبب في تعطيل العمل وإصابة جو العمل بالتوتُّر

عليَّ أن أفترض أوقاتاً طويلة لكل خطوة لكي أظهر في النهاية وكأنني قمت بإنجاز العمل في وقت قياسي!!!

هذه أحد آفات إعداد الجدول الزمني وهو أن يزعم المسئول عن العمل أو عن خطوة فيه أنه يحتاج ضِعف أو أَضعاف الوقت الذي يعتقد هو أنه يحتاجه فعلاً بمعنى أن يَزعم أنه يحتاج عَشر ساعات بينما هو يعلم أنه يحتاج من ساعتين إلى أربع ساعات. الهدف من ذلك أن يَضمن أنه في جميع الأحوال سوف يقوم بالعمل في وقت أقل من المخطط وبذلك يكون مَشكورا في كل الأحيان. هذا إخلال بالأمانة. فأنت عندما تسأل عن الوقت الذي تحتاجه فإنك لابد وأن تكون صادقاً. لاحظ أن الكذب في خريطة جانت أو الجدول الزمني هو كأي كذب. إما أن تكون صادقا أو أن تكون كاذبا

المتابعة الجيدة لتنفيذ الجدول الزمني قد تُبين الحالات التي يبالغ فيها المسئول عن العمل. كذلك فإننا عندما نحتفظ بالجداول الزمنية المخططة والفعلية بحيث يتم الرجوع إليها عند القيام بأعمال مماثلة فإننا نستطيع أن نَعتبر أن زمن التنفيذ الفعلي في المرة السابقة هو المخطط في المرة القادمة. بذلك نتغلب بشكل ما على المبالغة في تقدير الزمن

من الدوافع للكذب في إعداد الجداول الزمنية أن يُلام المسئول عن العمل عن أي تأخير بدون تقدير لظروف العمل التي أدت إلى التأخير. يجب على المديرين إدراك أن هذا لا يدفعه إلى إتقان عمله في المرة القادمة ولكنه يدفعه لتجنب اللوم بأي طريقة

الجداول الزمنية تحتاج وقتا لإعدادها. أليس من الأفضل توفير هذا الوقت وهذا المجهود؟

نعم الجداول الزمنية تستهلك وقتا ومجهودا ولكن الفائدة منها أكبر بكثير من المجهود المبذول في إعدادها. لاحظ قيمة الوقت الذي يضيع أثناء تنفيذ العمل نتيجة سوء التخطيط أو سوء التنسيق. غالبا ما يكون أي تأخير في التنفيذ له قيمة مادية عالية مثل توقف الإنتاج أو تأخر ظهور المنتج الجديد للسوق أو وجود غرامات تأخير وغير ذلك

متى لا يكون من المفيد إعداد جدول زمني؟

عندما يكون الأمر بسيطا وغير متعلق بأفراد كثيرة وليس أمرا ذي بال مثل أن تقوم بكتابة خطاب. ولكن قد يكون الأمر متعلق بشخص واحد ولا يهتم به غيره ومع ذلك يكون من المفيد أن يقوم بإعداد جدول زمني. لماذا؟ لأن هذا يساعده على متابعة نفسه في التنفيذ ومعرفة الموارد المطلوبة للتنفيذ. مثال ذلك أن تقرر أن تقوم بتنفيذ عمل ما على مدار عدة سنوات أو عدة أشهر كأن تقوم بتطوير مهاراتك في شيء ما أو تقوم بالإعداد للزواج أو تقوم بالتجهيز لمشروعك الخاص أو تقوم بمشروع دراسي. الجدول الزمني في هذه الحالة يُشجعك على تنفيذ خطتك والوصول إلى هدفك ويساعدك في الإعداد لكل شيء.

أليس من الأفضل أن أُخفي الجدول الزمني عن المرؤوسين لكي يظلوا متحفزين؟

بعض المديرين يتصور أن عليه أن يُخبر المرؤوسين دائما بأنهم متأخرين في التنفيذ لكي يكونوا دائما متحفزين. هذا أسلوب غير سليم. بالطبع هذا لا يخلو من الكذب عليهم وهذا أمر مرفوض في جميع الأحوال. كما وأنه لا يُشعر العاملين بالمشاركة الحقيقية ويجعلهم يفقدون الثقة في المدير. وبالطبع ينكشف الامر لهم ويجعلهم ذلك لا يستجيبون لطلب المدير لهم بالاجتهاد لتنفيذ العمل في وقت أقل

لا تخاطر بأمان العاملين لكي تلتزم بالجدول الزمني!

كثيرا ما يقوم العاملون والمديرون بالتنازل عن احتياطات الأمان لكي يتم إنهاء العمل في أقل مدة زمنية. هذا أمر خاطئ تماما لأن أي خسائر مادية لتأخر العمل لن تُساوي فقد أصبع أو يد أو ساق أحد العاملين. عليك أن تُصر على الالتزام بمبادئ الأمان الصناعي وأن تأخذها في الحُسبان عند إعداد الجدول الزمني. حتى وإن تسببت هذه الاحتياطات في تأخير التنفيذ فلابد من الالتزام بها. هذا لا يعني افتعال مشكلات غير حقيقية ولكن المطلوب هو الالتزام بالمبادئ المعروفة للأمان الصناعي والصحة المهنية. بالإضافة لذلك فإن عدم الالتزام بمبادئ الأمان قد يؤدي إلى إصابات وحوادث ينتج عنها تأخر العمل كثيرا. وكذلك قد تحدث بعض الحوادث التي ينتج عنها تلف للآلات أو المواد مما يؤدي إلى تأخر التنفيذ.

يمكنك تحميل ملف إكسل به الجداول الزمنية المذكورة في المقالة بالضغط على الرابط التالي
رابط الملف

اقرء المزيد