مراحل عملية تنظيم البرنامج التدريبي

v                مراحل عملية تنظيم البرنامج التدريبي

 تتم عملية التنظيم خلال ثلاث مراحل أساسية هي :

-       المرحلة الأولي :- مرحلة الإعداد للبرنامج التدريبي (ما قبل البرنامج ).

-       المرحلة الثانية :- مرحلة تنفيذ البرنامج التدريبي (أثناء الانعقاد).

-       المرحلة الثالثة :- مرحلة المتابعة و التقييم و كتابة التقارير (ما بعد البرنامج).

وفيما يلي عرض تفصيلي لمهام كل مرحلة من المراحل الثلاث.

المرحلة الأولى: الإعداد للبرنامج التدريبي (ما قبل البرنامج )

1.     تحديد موضوع التدريب طبقا للاحتياج المؤسسي

2.     تحديد الفئة المستهدفة (المشاركون)

3.     تحديد زمان ومكان انعقاد التدريب 4.     تحديد نظام القاعة وما سيقدم خلال الراحة والغذاء من مشروبات وطعام

5.     تحديد فريق العمل 6.     وضع الميزانية المقترحة

7.     تحديد واختيار المدرب / الاستشاري

8.      إعداد وإرسال استمارة الترشيح وخطابات الدعوة واستمارة رصد التوقعات وقياس المعلومات

9.     إعداد وتجهيز ملف التدريب

10.             التأكد من معينات التدريب

11.وضع قائمة مراجعة

المرحلة الثانية: تنفيذ البرنامج التدريبي (أثناء الانعقاد)

1. استقبال وتسجيل وافتتاح

2. إدارة الاستراحات ومراقبة الطعام

3. استيفاء استمارة التقييم النهائي

المرحلة الثالثة: المتابعة والتقييم وكتابة التقارير (ما بعد البرنامج)

1. تسوية الميزانية

2. إعداد وصياغة نتائج التقييم النهائي

3. إعداد وصياغة التقرير النهائي

4. متابعة مخرجات البرنامج التدريبي وقياس أثر التدريب

المرحلة الأولى: ما قبل إنعقاد البرنامج:

1. تحديد موضوع التدريب طبقا للاحتياج المؤسسي

يحدد موضوع التدريب وفقا لأهداف وأغراض المؤسسة التي أنشئت من أجلها و طبقا لما تم حصره من إحتياجات من خلال استيفاء إستمارة تقييم مؤسسي أو إستمارة حصر الإحتياجات التدريبية للعاملين بالمؤسسة.

 

2. تحديد الفئة المستهدفة (المشاركون)

يتم تحديد الفئة المستهدفة أو المشاركين وفقا لموضوع التدريب والاحتياجات التدريبية للعاملين بالمؤسسة.

3. تحديد زمان و مكان انعقاد التدريب

يتم تحديد زمان انعقاد البرنامج وفقا للجدول الزمني للخطة التدريبية للمؤسسة. وبصفة عمة، يجب تحديد موعد ومكان التدريب بما يتفق مع ظروف المشاركين وبحيث يسهل الوصول إليه.

4. تحديد نظام القاعة وما سيقدم خلال الراحة والغذاء

معايير اختيار قاعة التدريب :

( أ )  من السهل الوصول إليها .

(ب)  مناسبة لعدد المشاركين .

(ج)  ذات تهوية وإضاءة جيدة

( د)  متوفر بها أجهزة العرض والتصوير والصوت 

(هـ)  يتوفر بها أو بالقرب منها مكان للإستراحات .

المشروبات والطعام:

( أ) ان تكون المشروبات والأطعمة ملائمة للمشاركين من حيث النوع والكمية.

(ب) توافر خدمة التقديم .

5. تحديد فريق العمل 

ويتضمن ذلك عدد الأفراد، المهمة المسندة لكل فرد، منسق التدريب، المسئول أو المشرف العام على البرنامج.

6. وضع الميزانية

وتشمل مصروفات الإقامة، والانتقالات، والمواد الموزعة، ومكافآت فريق العمل والمدربين، وإيجار القاعة، وتكلفة الأطعمة والمشروبات وتكلفة تصوير وإعداد.

7. تحديد و إختيار المدرب الإستشارى

من أهم المعايير التى يجب وضعها فى الإعتبار عند إختيار المدربين أو الإستشاريين أن يكونوا مؤهلين للتدريب ولديهم الخبرة والمعرفة الكافية بموضوع التدريب وهناك عدة خطوات لإختيار المدرب هي:

أ) إعداد قائمة أو دليل خاص بالمدربين المحترفين والهيئات والمكاتب التدريبية والإستشارية مصنفة وفق الموضوعات المتنوعة للتدريب.

ب) إعداد خطاب وتوجيهه للعديد من المدربين أو المؤسسات التدريبية يحدد فيه الموضوع الذى يدور حوله التدريب والموعد المقترح لتنفيذ التدريب ثم طلب عرض فنى ومالى يحدد فيه الموضوعات الفرعية وبرنامج التدريب والاساليب والمعينات التدريبية التى ستستخدم وسابقة أعمال المدرب أو جهة التدريب موضحا بها الموضوعات التى قام بالتدريب عليها واسماء وأرقام تليفونات وعناوين الجهات التى قام بالتدريب بها بالاضافة للسيرة الذاتية الخاصة به.

ب) تشكيل لجنة من الجمعية وذلك لتفريغ العروض والإتفاق على أفضل العروض فنيا ثم ماليا.

جـ) إعلام المدرب / الإستشارى بالهدف من الدورة وعدد الجلسات وساعات التدريب.

د ) يقدم المدرب / الإستشارى برنامج زمنى تفصيلى لكل جلسة بالزمن والموضوع.

هـ) إفادة المدرب / الإستشارى بالمعلومات الاساسية الخاصة بالمشاركين من حيث العدد والسن والنوع والمستوى التعليمي والوظيفي وسابقة الخبرة فى مجال التدريب .....الخ.

و) التفاصيل الكاملة عن مكان وزمان البرنامج والإقامة إن وجدت.

8. إعداد و إرسال خطابات الدعوة و إستمارة الترشيح و إستمارة رصد التوقعات

يرفق مع خطاب الدعوة إستمارة الترشيح والجدول الزمني للتدريب.

أ) إعداد و إرسال خطاب الدعوة:

يجب أن يتضمن خطاب الدعوة تفاصيل عن البرنامج التدريبى بما فى ذلك عنوان البرنامج وموعد ومكان عقده، وغير ذلك من المعلومات الأساسية للمشارك بحيث لا يكون فى حاجة إلى الرجوع إلى الهيئة المنظمة للتدريب.

كما يجب ذكر عدد المرشحين المطلوبين بالصفة الوظيفية المطلوبة مع الإشارة إلى أهمية مراعاة توازن النوع الإجتماعى وآخر موعد لاستلام استمارات الترشيح ورسوم الإشتراك (إن وجدت) مع ذكر اسم المشرف المسئول عن البرنامج واسم المنسق ورقم تليفونه للإتصال به عند الحاجة.

ب) إعداد و إرسال إستمارة الترشيح:

- تتضمن إستمارة الترشيح عادة بعض البيانات عن الشخص المرشح للمشاركة فى التدريب بما فى ذلك بياناته الشخصية وبيانات عن الجمعية أو الهيئة التى ينتمى إليها المرشح بالإضافة إلى اسم وميعاد ومكان عقد البرنامج التدريبى.

- الغرض من هذه الإستمارة هو الحصول على المعلومات الخاصة بالمشارك والتي تساعد في عملية الاختيار والتي تكون وفقاً لقواعد الإلتحاق بالتدريب التى تضعها المنظمة.

جـ ) إستمارة رصد التوقعات و قياس المعلومات:

توضع هذه الإستمارة لقياس معلومات ومعارف المرشح للتدريب لتوضيح مدى إحتياجه لهذا البرنامج أو أية برامج أخرى. كما تفيد هذه الإستمارة لمعرفة توقعات المرشحين من حضورهم لبرنامج حتى تؤخذ في الاعتبار خلال التنفيذ وعند تقييم البرنامج بمطابقة التوقعات بالموضوعات التى طرحت بالفعل، كما يشارك في تصميم استمارة قياس المعلومات المدرب أو الإستشارى المنوط إليه تنفيذ البرنامج التدريبي.

د) إستمارة التسجيل ( التعارف):

- توضع هذه الإستمارة بالملف التدريبى الذى يوزع على كل مشارك فى اليوم الأول للتدريب ويجب التأكيد علي أهمية استيفاء هذه الاستمارةعند بدء البرنامج.

- تتكون هذه الإستمارة من بيانات شخصية عن المتدرب وكذلك بيانات عن الجمعية / المؤسسة التى ينتمى إليها، بما في ذلك الاسم والعنوان والوظيفة (أسم الجمعية وعنوانها وتليفوناتها ).

- تفيد هذه الإستمارة عند إنشاء قاعدة بيانات خاصة بالجمعية.

- يجب أن يوضع أعلى الإستمارة عنوان وتاريخ ومكان انعقاد البرنامج التدريبي.

9. إعداد وتجهيز الملف الخاص بالمتدرب

بعد إرسال خطاب الدعوة ومرفق به استمارة الترشيح تبدأ عملية ترتيب الملف الخاص بالمتدرب

بحيث يحتوي كل ملف علي ما يلى :

·       رسالة ترحيب

·       إستمارة التسجيل ( التعارف )

·       الجدول الزمني للبرنامج التدريبي         ( نموذج ( 1 ) مرفق)

·       المادة التدريبية أو على الأقل الإطار العام والموضوعات الرئيسية

·       استمارة التقييم القبلي / بعدى

·       استمارة التقييم النهائي أو اليومي

·       مطبوعات تعريف عن الجمعية والنشاط الذى يندرج تحته البرنامج التدريبى

·       دفتر للملاحظات

·       قلم                                                                          

10. التأكد من معينات التدريب

يجب أن يتأكد المسئول عن تنفيذ البرنامج التدريبى من توفير كافة أجهزة و معينات التدريب  اللازمة، وذلك من خلال:

أ ) إختيار مناسب للمعينات السمعية والبصرية اللازمة للتدريب

ب) تجهيز لوحه قلابة للورق ( فليب شارت )

جـ) تجهيز جهاز الإسقاط الضوئى (أوفرهد بروجكتور)، أو جهاز داتا شو (فيديو بروجكتور) إذا تطلب الأمر لذلك

هـ) وجود جهاز كمبيوتر و ماكينة تصوير بالقرب من القاعة

و ) تجهيز أقلام وأوراق لمجموعات العمل

11. وضع قائمة مراجعة 

عند الإنتهاء من الخطوات السابقة يجب أن يكون لدى الجمعية قائمة مراجعة خاصة بالتدريب. وتشتمل هذه القائمة على بعض النقاط الواجب مراجعتها قبل وأثناء التدريب حتى نتأكد من إكتمال ونجاح كل عنصر من عناصر التدريب السابقة، وتحتوى هذه القائمة على أغلب النشاطات المطلوبة عند التخطيط لدورة تدريبية ومن المهم أن يضعها المسئول عن التنفيذ نصب عينيه.

المرحلة الثانية: مرحلة تنفيذ البرنامج

1. استقبال وتسجيل وافتتاح

- يجب التأكد من أن كل المعدات والأجهزة تعمل جيداً

ـ إدارة ومراقبة إستقبال المشاركين وتوزيع ملفات التدريب على كل مشارك

ـ متابعة التسجيل للمشاركين وإفتتاح البرنامج وشرح أهداف البرنامج وإستعراض الجدول الزمني للبرنامج ( الأجندة )

2. إدارة الاستراحات ومراقبة الطعام  

ـ إدارة ومراقبة عملية تقديم الطعام والمشروبات وجودتها، وأوقات الإستراحة ووقت الغذاء إن وجد.

3. إستيفاء إستمارة التقييم النهائى

وهى تصمم لتقييم البرنامج التدريبى من كافة الجوانب (الفنية والإدارية) وأوجه الإستفادة من الموضوعات المطروحة بالبرنامج وما لم يتم تغطيته خلال البرنامج مع وجود مساحة لذكر توصيات وتعليقات المشاركين على أسلوب العرض والميسرين ومعينات التدريب والبرنامج ككل.

المرحلة الثالثة: مرحلة ما بعد البرنامج

1.  تسوية الميزانية

بإنتهاء البرنامج يتم تسوية الميزانية ( سلف / عهد ) من خلال مستندات رسمية مقابل كل منصرف بموجب كشف بيان للتسوية موضحاً به أوجه الصرف ومرفقا به الفواتير والمستندات، وكذلك إرفاق كشف إستلام بدل الإنتقال أو أية مصروفات أخرى سددت للمشاركين مدعماً بكشف الحضور والإنصراف.

2. إعداد و صياغة نتائج التقييم النهائى

بعد إستيفاء إستمارات التقييم النهائى من قبل المشاركين، يجب تفريغ هذه الإستمارات وصياغة نتائجها مع ذكر التوصيات وأهم التعليقات وذلك للإستفادة بها فى تقييم مدى نجاح البرنامج وأداء المسئولين عن إدارة وتنفيذ البرنامج واخذها فى الإعتبار عند إعداد وتنفيذ الدورات القادمة.

3. إعداد و صياغة التقرير النهائى للبرنامج

يتم كتابة التقرير النهائى للبرنامج على أن يتضمن النقاط التالية:

أ) مقدمة: تشتمل على أهمية وأهداف البرنامج التدريبي الرئيسية والفرعية.

ب) بيانات أساسية عن البرنامج :

ـ اسم المسئول عن التنفيذ والمنسق

ـ اسم المدرب أو الإستشارى

ـ مكان التدريب وزمانه

ـ مدة تنفيذ البرنامج

ـ أساليب التدريب

ـ معينات التدريب

ـ الجدول الزمنى ( الأجندة )

ـ نتائج التقييم النهائى

جـ) سرد لكيفية سير البرنامج بحيث تشمل الموضوعات المطروحة والمناقشات ومجموعات العمل وغيرها من الأنشطة الرئيسية التى تمت خلال البرنامج التدريبي.

د) إرفاق صورة ضوئية من كشف الحضور.

هـ) بيان يوضح أسماء المشاركين ووظائفهم وعناوينهم وتليفوناتهم.

ز) إرفاق صورة جماعية للمشاركين أو أية مستندات أخرى تتعلق بتوثيق البرنامج.

Posted in: